3.版記部分

　　版記部分又稱文尾部分，通常由主題詞、抄送機關(guān)名稱、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間、版記中的反線、版記的位置等要素組成。

　　(1)主題詞。主題詞是能夠反映公文主要內(nèi)容和類屬的、規(guī)范化的名詞或詞組。標引主題詞時，順序是先標類別詞，再標類屬詞。在標類屬詞時，先標反映文件內(nèi)容的詞，后標反映文件形式的詞。當詞表中找不出準確反映文件主題內(nèi)容的類屬詞時，可在類別詞中選擇適當?shù)脑~標引。使用的主題詞不得超出主題詞表的范圍。每份文件的主題詞，最多不超過5個詞組。上報的文件，應(yīng)當按照上級機關(guān)的要求標注主題詞。“主題詞”用3號黑體、居左頂格標識，后標全角冒號;詞目用3號小標宋體字;詞目之間空1字。

　　公文的格式和行文規(guī)則

　　(2)抄送機關(guān)。抄送機關(guān)是指主送機關(guān)之外需要執(zhí)行或了解公文內(nèi)容的其他機關(guān)。標注抄送機關(guān)，應(yīng)當使用該機關(guān)全稱或規(guī)范簡稱、統(tǒng)稱。一份公文要不要抄送，抄送給什么樣的機關(guān)都要從實際需要出發(fā)，既不要濫抄濫送，也不應(yīng)漏抄漏送，以免產(chǎn)生不利的影響。

　　公文如有抄送，在主題詞下一行;左空1字用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號;回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊;在最后一個抄送機關(guān)后標句號。如主送機關(guān)移至主題詞之下，標識方法同抄送機關(guān)。

　　(3)印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間。公文的印制工作一般由發(fā)文的具體辦公部門承擔。印發(fā)時間不同于發(fā)文時間，這是指公文開印的具體時間。印發(fā)機關(guān)時間位于抄送機關(guān)之下(無抄送機關(guān)在主題詞之下)占1行位置;用3號仿宋體字。印發(fā)機關(guān)在左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識。

　　(4)版記中的反線。版記中的反線是指版記中各要素之下都要加一條反線，相互隔開，寬度同版心。

　　(5)版記的位置。版記應(yīng)置于公文最后一頁，版記的最后一個要素置于最后一行。