四、公文擬制常見錯(cuò)誤剖析

　　公文擬制工作中，我們經(jīng)常遇到一些問題不知如何處置，甚至出現(xiàn)了許多“習(xí)慣性錯(cuò)誤”。這里，梳理歸納了公文擬制中很常見、易忽略的一些問題并進(jìn)行剖析，有些內(nèi)容是對(duì)《黨政機(jī)關(guān)公文格式》各要素編排規(guī)則的重復(fù)和強(qiáng)調(diào)，目的是進(jìn)一步引起大家注意，避免再犯此類錯(cuò)誤。

　　(一)違反行文規(guī)則。公文是有一套嚴(yán)格的行文規(guī)則的。我們?nèi)粘Ｓ龅降膯栴}主要五個(gè)方面：

　　一是直接報(bào)送省體育局領(lǐng)導(dǎo)同志個(gè)人。按照規(guī)定，除局領(lǐng)導(dǎo)同志交辦事項(xiàng)和確需直接報(bào)送審批的少數(shù)敏感涉密事項(xiàng)、重大突發(fā)事件及涉外事件外，不得將請(qǐng)示、報(bào)告直接報(bào)送局領(lǐng)導(dǎo)同志個(gè)人(有的單位認(rèn)為直接報(bào)領(lǐng)導(dǎo)同志更快捷、更明確，報(bào)局里怕批到其他領(lǐng)導(dǎo)那去，這樣既不符合公文處理的規(guī)定，也違反了正常的工作關(guān)系)。

　　二是多頭報(bào)送。主送省體育局的請(qǐng)示、報(bào)告，不能再同時(shí)報(bào)送有關(guān)處室，也不能再同時(shí)報(bào)送局領(lǐng)導(dǎo)同志個(gè)人。如遇有情況特別緊急確實(shí)需要分送有關(guān)局領(lǐng)導(dǎo)的，應(yīng)在文件的首頁(yè)注明分送情況。邀請(qǐng)局領(lǐng)導(dǎo)出席有關(guān)重大活動(dòng)，不能分別向局領(lǐng)導(dǎo)本人報(bào)送請(qǐng)柬，原則上應(yīng)向省體育局寫出請(qǐng)示，統(tǒng)一協(xié)調(diào)安排(有一個(gè)市有個(gè)活動(dòng)，給每位局領(lǐng)導(dǎo)都送了請(qǐng)柬，本意是不錯(cuò)，但造成很大被動(dòng))。

　　三是越級(jí)行文。按照規(guī)定，省體育局不受理直屬單位內(nèi)設(shè)處室和縣級(jí)政府、縣級(jí)體育部門的請(qǐng)示、報(bào)告。縣級(jí)政府或縣級(jí)體育部門如果有問題需請(qǐng)示省體育局的，可以先向其上一級(jí)部門(市政府或市體育局)呈文，由其上一級(jí)部門再向省體育局呈文。

　　四是請(qǐng)示事項(xiàng)一文數(shù)事。請(qǐng)示類公文應(yīng)一文一事，即一事一請(qǐng)示，這是基本規(guī)矩。如果一文數(shù)事，把幾個(gè)屬于不同方面解決的問題搞一攬子請(qǐng)示，既不便于批辦，又容易使問題復(fù)雜化，不利于問題的解決。如，某中心關(guān)于備戰(zhàn)第十二屆全運(yùn)會(huì)夏訓(xùn)工作動(dòng)員會(huì)議及有關(guān)經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示，此件中既邀請(qǐng)局領(lǐng)導(dǎo)參加會(huì)議，又申請(qǐng)有關(guān)經(jīng)費(fèi)，這些事項(xiàng)分屬不同的局領(lǐng)導(dǎo)分管，沒法報(bào)批，應(yīng)一事一文分別報(bào)送。

　　五是不經(jīng)協(xié)商或協(xié)商不一致行文。這里要強(qiáng)調(diào)，局機(jī)關(guān)各處室涉及經(jīng)費(fèi)的公文在送辦公室審簽前要送經(jīng)計(jì)財(cái)處審核同意并簽署意見，涉及法律法規(guī)的公文在送辦公室審簽前要送經(jīng)法規(guī)產(chǎn)業(yè)處審核同意并簽署意見。

　　(二)文種適用常見錯(cuò)誤。主要有三個(gè)方面：

　　一是“請(qǐng)示”與“報(bào)告”混用、并用。這個(gè)問題在辦公室收文中時(shí)不時(shí)見到。有的單位把向省體育局請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)的“請(qǐng)示”寫成“報(bào)告”;有的單位向省體育局寫的“報(bào)告”中含有請(qǐng)示事項(xiàng);還有就是一份請(qǐng)示中包含多項(xiàng)請(qǐng)示事項(xiàng)。

　　二是 “請(qǐng)示”、“批復(fù)”、“函”混用。“請(qǐng)示”只能用于本單位的上級(jí)機(jī)關(guān)(領(lǐng)導(dǎo))。“函”適用于平級(jí)單位之間或互不隸屬機(jī)關(guān)之間的詢問、答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。“批復(fù)”一般是對(duì)有隸屬關(guān)系的下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)的批文。

　　三是上行文文種使用不當(dāng)。下級(jí)單位向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)文一般使用請(qǐng)示、報(bào)告、意見三個(gè)文種(除單位或處室在參加國(guó)家或省會(huì)議后向省體育局提出我省(局)貫徹落實(shí)意見時(shí)可以使用“意見”文種，如××關(guān)于貫徹落實(shí)全國(guó)體育某會(huì)議精神的意見外，一般情況下使用“請(qǐng)示”和“報(bào)告”文種)，其他文種不能用。省體育局辦公室曾經(jīng)收到個(gè)別中心《關(guān)于處罰××同志的決定》、《關(guān)于呈報(bào)×× 的報(bào)告》、《關(guān)于解決××經(jīng)費(fèi)的申請(qǐng)》、《關(guān)于××情況的說明》，這都是不正確的，說明對(duì)文種使用范圍和寫作還不清楚。

　　(三)“簽發(fā)人”常見錯(cuò)誤。按照規(guī)定，上行文由主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)，下行文或平行文由主要負(fù)責(zé)人或由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。

　　一是當(dāng)有沒有。上行文要求標(biāo)注簽發(fā)人姓名,平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)(下行文一般不標(biāo)識(shí)簽發(fā)人)。這方面，出現(xiàn)的問題比較多，很多報(bào)省體育局的“請(qǐng)示”、“報(bào)告”沒有簽發(fā)人，這是不規(guī)范的。

　　二是簽發(fā)人不正確。“主要負(fù)責(zé)人”的含義，國(guó)辦有個(gè)解釋，是指各級(jí)行政機(jī)關(guān)的正職或主持工作的負(fù)責(zé)人。各直屬單位上報(bào)省體育局的文件，必須由主要負(fù)責(zé)人簽字，主要負(fù)責(zé)人因出訪、健康等原因，可由主持工作的負(fù)責(zé)人(不是分管負(fù)責(zé)人)簽發(fā)。個(gè)別單位請(qǐng)示件簽發(fā)人是分管同志，這是不對(duì)的。

　　三是字體使用不正確。公文格式要求，“簽發(fā)人”三字用3號(hào)仿宋字體，簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體字。這一點(diǎn)，大家要注意。

　　四是簽發(fā)人標(biāo)注位置易出錯(cuò)。特別是聯(lián)合行文有多個(gè)簽發(fā)人時(shí)，要求是簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序從左到右、自上而下依次均勻編排，每行兩個(gè)姓名，回行時(shí)與上一行第一個(gè)簽發(fā)人姓名對(duì)齊，“簽發(fā)人”標(biāo)注在第一行(上行文的發(fā)文字號(hào)與很后一個(gè)簽發(fā)人姓名同處一行)。
 

　　(四)公文標(biāo)題常見錯(cuò)誤。公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、公文內(nèi)容、文種三部分組成，一般格式為“發(fā)文機(jī)關(guān)+關(guān)于××(事由)的+文種”。常見錯(cuò)誤主要有:

　　一是要素不全。發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種，三要素缺一不可，特別要注意不能缺少發(fā)文機(jī)關(guān)。在使用“報(bào)告”文種時(shí)，遇到比較多的問題是“某某中心關(guān)于某某事項(xiàng)的情況報(bào)告”，應(yīng)該用“某某中心關(guān)于某某事項(xiàng)情況的報(bào)告”。

　　二是表述不清楚。例如：某中心更換設(shè)備需要申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)，給省體育局打了個(gè)請(qǐng)示，標(biāo)題是“某某中心關(guān)于更換某種設(shè)備的請(qǐng)示”，這是不對(duì)的，應(yīng)該是“某某中心關(guān)于更換某種設(shè)備所需經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示”;再比如，某某中心就某事提出意見請(qǐng)省體育局批復(fù)，經(jīng)局里研究同意某中心的請(qǐng)示，這時(shí)有職能處室代省體育局起草批復(fù)時(shí)，標(biāo)題用“省體育局關(guān)于某事(某意見)的批復(fù)”，這也是不對(duì)的，應(yīng)該是“省體育局關(guān)于同意某事(某意見)的批復(fù)”。

　　三是編排不當(dāng)。要求一般用2號(hào)小標(biāo)宋體字(注意字體)，編排于紅色分隔線下空二行位置(注意位置)，分一行或多行居中排布;標(biāo)題折行時(shí)詞組不能拆開，以防止引起歧義;標(biāo)題中的“的”字不能與文種單獨(dú)排行，如“的請(qǐng)示”、“的通知”不能單獨(dú)排行;標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形(原來下發(fā)文機(jī)關(guān)一般單獨(dú)一行，新的格式?jīng)]有作明確規(guī)定)。

　　四是標(biāo)題中書名號(hào)使用錯(cuò)誤。根據(jù)規(guī)定，“公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)”(本次新格式未作明確要求，建議仍按原規(guī)定執(zhí)行)，但實(shí)際公文制作中，與該規(guī)定相違背的標(biāo)題卻屢見不鮮。有的不該用的卻用了。如“關(guān)于印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)某某工作的若干意見》的通知”、“轉(zhuǎn)發(fā)《某某局關(guān)于向某某同志學(xué)習(xí)決定》的通知”，“關(guān)于印發(fā)《某某市體育局局財(cái)務(wù)管理辦法》的通知”，等等。此處的“意見”、“決定”“辦法”都不是法規(guī)、規(guī)章，因此不可用書名號(hào)，可分別改寫為“印發(fā)關(guān)于加強(qiáng)某某工作的若干意見的通知”、“轉(zhuǎn)發(fā)某某局關(guān)于向某某同志學(xué)習(xí)決定的通知”、“關(guān)于印發(fā)某某市體育局局財(cái)務(wù)管理辦法的通知”。有的該用的卻不用或用錯(cuò)了。如“關(guān)于印發(fā)某某工作管理暫行規(guī)定的通知”、“關(guān)于印發(fā)‘某某工作管理暫行規(guī)定’的通知”等等，此處“規(guī)定”屬于規(guī)章類，故應(yīng)用書名號(hào)標(biāo)注，可改寫為“關(guān)于印發(fā)《某某工作管理暫行規(guī)定》的通知”。
 

　　(五)主送單位常見錯(cuò)誤。除命令和令、通告、公告、紀(jì)要外，公文必須標(biāo)明主送機(jī)關(guān)(也就是抬頭)，并使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。

　　一是上行文只能標(biāo)注一個(gè)主送機(jī)關(guān)(個(gè)別情況如抬頭“省委、省政府”除外)，給省體育局報(bào)文不能寫給處室(如果省體育局內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)如辦公室、人事處等可以自行處置的事項(xiàng)，可以直接向有關(guān)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)行文，但應(yīng)當(dāng)使用“函”);

　　二是排序和頓號(hào)、逗號(hào)常用錯(cuò)。下行文可以有多個(gè)主送單位，排列順序遵循“先上后下、先外后內(nèi)”的原則;不同系統(tǒng)、不同級(jí)別的主送單位之間用逗號(hào)隔開，同一系統(tǒng)、同一級(jí)別的主送單位之間用頓號(hào)隔開。如省政府辦公廳發(fā)文抬頭寫成“各設(shè)區(qū)市人民政府，各縣(市、區(qū))人民政府，省政府各部門”，省體育局發(fā)文順序是“各市體育局，機(jī)關(guān)各處室，各直屬單位”，而如果省體育局發(fā)文抬頭寫成“各市體育局、機(jī)關(guān)各處室、各直屬單位：”就是不正確的。

　　三是編排不正確。要求編排于標(biāo)題下空一行的位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，很后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。這方面大家要注意。
 

　　(六)結(jié)構(gòu)層次及其字體、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用常見錯(cuò)誤。

　　一是結(jié)構(gòu)層次表示錯(cuò)誤。一般而言，結(jié)構(gòu)層次序數(shù)分“一、”、“(一)”、“1.”、“(1)”四個(gè)層次。比較常見的錯(cuò)誤是沒有嚴(yán)格按照層次表示方法表示,有的第一層用了第二層或第三、四層的表示方法，有的是從第一層表示就直到第三或第四層表示。通常，只有兩個(gè)層次時(shí)，可分別用“一、”“1.”標(biāo)識(shí)(數(shù)字序號(hào)后用小圓號(hào)“.”而不能用頓號(hào)“、”，如“1.”而不是“1、”)，“(一)”和“(1)”括號(hào)外面不帶標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。在一段文字內(nèi)部常使用“ 一是、二是、三是……”或“首先、其次、第三……”等。

　　二是字體使用不當(dāng)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，一般第一層用是黑體、第二層用楷體、第三層和第四層用仿宋體。這方面，大家要注意。三是標(biāo)點(diǎn)使用不規(guī)范。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，公文中第一層次標(biāo)題后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)(一般單獨(dú)成行),第二層次以下的標(biāo)題后均應(yīng)加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)(一般不單獨(dú)成行)。經(jīng)常見到要么都不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，要么全加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，這都是不正確的。

　　(七)字符使用上容易出現(xiàn)的幾個(gè)錯(cuò)誤。

　　一是漢字“○”用阿拉伯?dāng)?shù)字“0”或大小定英文字母“O”代替;

　　二是公文發(fā)文字號(hào)用的六角括號(hào)“〔〕”用中括號(hào)“[]”或小括號(hào)“()”代替;

　　三是單書名號(hào)“〈〉”用大于、小于號(hào)合在一起形成“<>”代替;

　　四是分隔符“·”用小數(shù)點(diǎn)“.”代替;

　　五是代替“某”的“×”符號(hào)用英文大寫字母“X”代替。解決以上問題，可從文檔“插入”功能的“特殊符號(hào)”中查找。同時(shí)要注意，行文中遇數(shù)字、“%”、字符和英文人名在轉(zhuǎn)行時(shí)應(yīng)作技術(shù)處理，不得分開。

　　(八)數(shù)值范圍表述常見錯(cuò)誤。常見的錯(cuò)誤有：4-6%、0.2-6等，規(guī)范的寫法應(yīng)分別為4%-6%、0.2-0.6。用分?jǐn)?shù)和整數(shù)表述數(shù)字范圍時(shí)，也不能省略第一個(gè)數(shù)字后的單位，如“5萬-10萬人”不能寫成“5-10萬人”、“18歲至20歲”不能寫成“18至20歲”。 表示時(shí)間范圍時(shí)，可用“2000-2005年”、“3-4月”，但不能用“2000-2005年度”、“3-4月份”。表示概數(shù)時(shí)，鄰近的兩個(gè)數(shù)字應(yīng)當(dāng)并列連用，中間不應(yīng)使用頓號(hào)隔開，如“三四天”，不能寫成“三、四天”、“七八十年代”不能寫成“七、八十年代”。
 

　　(九)引用(引文)常見錯(cuò)誤。

　　一是引用公文不規(guī)范，往往只引發(fā)文號(hào)或不引發(fā)文號(hào)。根據(jù)規(guī)定，文中多次引用同一文件，應(yīng)先引發(fā)文機(jī)關(guān)(有時(shí)可省略)、標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)(用括號(hào)括住),再次出現(xiàn)時(shí)可直接引用發(fā)文字號(hào)，無文號(hào)的，第一次引用時(shí)可在文件名稱后面加括號(hào)注明簡(jiǎn)稱。

　　二是引用“(草案)、(試行)、(征求意見稿)、(送審稿)”時(shí)不規(guī)范，出現(xiàn)諸如“現(xiàn)將《×××實(shí)施方案》(征求意見稿)呈上，請(qǐng)?zhí)岢鲂薷囊庖?rdquo;的錯(cuò)誤。規(guī)范用法是,在引用標(biāo)題上含有“(草案)、(試行)、(征求意見稿)、(送審稿)”等字樣的規(guī)章制度、方案時(shí)，引用其標(biāo)題時(shí)應(yīng)放在書名號(hào)之內(nèi)(其余放在書名號(hào)外)，如上例應(yīng)寫為“現(xiàn)將《×××實(shí)施方案(征求意見稿)》呈上，請(qǐng)?zhí)岢鲂薷囊庖?rdquo;。

　　三是使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱時(shí)不規(guī)范。一般先用全稱并加括號(hào)注明“以下簡(jiǎn)稱×××” 首次出現(xiàn)時(shí)就需簡(jiǎn)稱的，應(yīng)在直接簡(jiǎn)稱后加括號(hào)說明其全稱。四是標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用錯(cuò)誤。文中直接引用語一般要用引號(hào)標(biāo)明，凡將引用語獨(dú)立來用，末尾的標(biāo)點(diǎn)應(yīng)放在引號(hào)的里邊，凡將引用語作為作者自己話的一部分，末尾不用標(biāo)點(diǎn)(是一句話的很后時(shí)，句號(hào)放在引號(hào)外)。許多公文在這方面經(jīng)常用錯(cuò)。

　　(十)阿拉伯?dāng)?shù)字與漢字混淆。規(guī)范用法：

　　一是定型的詞、詞組、成語、慣用語、縮略語或具有修辭色彩的詞語中，作為語素的數(shù)字必須使用漢字。如，五味子、七上八下、四菜一湯、八字沒一撇、“十二五”規(guī)劃、五易其稿等。

　　二是中國(guó)干支紀(jì)年、夏歷月日，含有日月簡(jiǎn)稱表示事件、節(jié)日的詞組以及帶有“幾”字的數(shù)字表示約數(shù)的必須用漢字。如辛卯年正月二十三、七七事變、十幾個(gè)人、幾千分之一等。

　　三是統(tǒng)計(jì)表中的數(shù)值(正負(fù)數(shù)、小數(shù)、百分比、分?jǐn)?shù)等)以及公歷世紀(jì)、年代、年、月、日和時(shí)刻，必須用阿拉伯?dāng)?shù)字。如改革開放30年來、下午5時(shí)前報(bào)到、公元前2500年等。實(shí)際使用中，也有一些情況，具體使用漢字還是使用阿拉伯?dāng)?shù)字不是絕對(duì)的，允許靈活變通。比如，整數(shù)一至十如果不是出現(xiàn)在具有統(tǒng)計(jì)意義的一組數(shù)字中，可以用漢字;比較孤立的普通數(shù)量結(jié)構(gòu)(數(shù)字加普通量詞)，如果是十以下的整數(shù)用漢字就較得體，如一個(gè)人、三本書、看了十遍、三項(xiàng)議題等;用“多”、“余”、“左右”、“上下”、“約”、“大概”等表示的約數(shù)一般使用漢字，但如果文中出現(xiàn)一組具有統(tǒng)計(jì)和比較意義的數(shù)字，為保持體例上的一致性，其約數(shù)也可以使用阿拉伯?dāng)?shù)字，如“通過幾年的發(fā)展，該區(qū)已入駐企業(yè)35家，總投資近20億元，2010年完成稅收5000多萬元。”

　　(十一)容易用錯(cuò)的詞。

　　一是“截止”與“截至”。 從意思上講，“截止”含有“停止”的意思，而“截至”的“至”有“到”的意思。從用法上來說，“截止”后不能帶時(shí)間賓語，不能說“截止昨天”或者“截止某月某日”。 “截至”后面必須帶時(shí)間賓語，例如“截至昨天”、“截至某月某日”。如果“截止”后面加上“到”，就與“截至”的意思相同了，可以在后面帶賓語。例如“截止到昨天”、“截止至某月某日”。

　　二是“制定”與“制訂”。“制定”強(qiáng)調(diào)法規(guī)等的定型和拍板定案，強(qiáng)調(diào)動(dòng)作已完成;“制訂”強(qiáng)調(diào)方案、計(jì)劃等形成過程。“制定”的對(duì)象多是路線、方針、政策、法令、規(guī)章制度等;“制訂”的對(duì)象多是方案、計(jì)劃、規(guī)劃。“制定”突出法律、規(guī)章等表示抽象和大方面者居多;“制訂”表示具體形象者居多，公文中習(xí)慣用于具體規(guī)章制度的訂立，如“研究制定體育產(chǎn)業(yè)發(fā)展規(guī)劃”應(yīng)該是“制訂體育產(chǎn)業(yè)發(fā)展規(guī)劃”。

　　三是“其它”與“其他”。據(jù)國(guó)家語委有關(guān)規(guī)定，在法律法規(guī)和公文中統(tǒng)一用“其他”，不用“其它”一詞。

　　四是“按照”與“遵照”。“按照”是中性詞，使用范圍較廣，通用于各種文體;“遵照”帶有尊重色彩，后面的名詞多為上級(jí)、長(zhǎng)輩的指示、教導(dǎo)等。“按照”是介詞，“遵照”是動(dòng)詞，如“按照×× 同志的指示精神……”，應(yīng)寫為“遵照×× 同志的指示精神……”。

　　五是“報(bào)道”與“報(bào)導(dǎo)”。公文中統(tǒng)一用“報(bào)道”，不能用“報(bào)導(dǎo)”。

　　六是“期間”與“其間”。在使用時(shí)，“其間”前面總有一段關(guān)于時(shí)間的敘述，“其間”承上表示“這段時(shí)間里”或“那段時(shí)間里”。如果“其間”前面再加上“這”或“那”，就重復(fù)了。 “期間”的用法恰恰相反，它前面應(yīng)該加修飾成分，如“這期間”“那期間”“開會(huì)期間”等等。“期間”不能單說，而“其間”可以單說，如“期間，對(duì)文件修改了20多次。”應(yīng)寫為“其間，對(duì)文件修改了20多次”。

　　七是列舉完后“等”的用法。有兩種情況，一種是沒有列舉完的時(shí)候用“等”，如“北京、上海等城市”，還有一種用法是列舉完之后用 “等”，例如“北京、上海、武漢、長(zhǎng)沙等四座城市”，這里的“等”是表示列舉完了之后收尾。
 

　　(十二)語言表述不夠規(guī)范。我們工作中遇到的主要問題有三方面：

　　一是請(qǐng)示事項(xiàng)表述不清楚。如某中心向局里寫了一個(gè)購(gòu)買設(shè)備的請(qǐng)示，文中提到，因某某原因，需要購(gòu)買價(jià)值為多少的設(shè)備，很后是妥否請(qǐng)批示。從公文中看不明白，你是購(gòu)買設(shè)備這個(gè)事是需局里批準(zhǔn)，還是向局里申請(qǐng)購(gòu)買設(shè)備的費(fèi)用。后經(jīng)了解，是申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)。既是申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)，請(qǐng)示內(nèi)容就要明確落到申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)上。

　　二是語言不簡(jiǎn)潔精煉。公文應(yīng)當(dāng)觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲(不拐彎抹角)。我們遇到比較多的問題是總怕說不清楚，長(zhǎng)篇大論，過多地論述目的、意義等，公文應(yīng)該簡(jiǎn)短，把事說清楚即可。

　　三是字詞不規(guī)范。公文有一套自己的規(guī)范常用語言(開端用語、承啟用語、表態(tài)用語、征詢用語、結(jié)尾用語等)，我們要盡可能地使用公文語言。如：開端用語：據(jù)、依據(jù)、按照、根據(jù)、鑒于、由于、隨著等;期請(qǐng)用語：敬請(qǐng)、懇請(qǐng)、報(bào)請(qǐng)、望、希望、盼等;綜合用語：為此、據(jù)此、值此、綜上所述、總之等;結(jié)尾用語：以上請(qǐng)示當(dāng)否，請(qǐng)批復(fù);妥否，請(qǐng)批示;上述意見如果可行，請(qǐng)批準(zhǔn);以上報(bào)告如有不當(dāng)，請(qǐng)指示;特此函告;特此布告等。

　　(十三)“附件說明”常見錯(cuò)誤。附件是正文的一部分，這一點(diǎn)容易忽視，因此公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文后、成文時(shí)間前的位置上標(biāo)注“附件說明”(不能標(biāo)注到成文日期之后)。

　　一是標(biāo)注位置和字體易出錯(cuò)。國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定：公文如有附件，在正文下空1行(常見錯(cuò)誤是在正文下空兩行或多行處標(biāo)注)左空2字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件：”(常見錯(cuò)誤是標(biāo)識(shí)為“附：”或“附表：”)，后標(biāo)附件名稱。

　　二是標(biāo)點(diǎn)符號(hào)易出錯(cuò)。附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)(常見錯(cuò)誤是名稱后加標(biāo)點(diǎn)符號(hào))。

　　三是多個(gè)附件時(shí)標(biāo)注易出錯(cuò)。序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼(常見錯(cuò)誤是標(biāo)識(shí)附件序號(hào)時(shí)未按規(guī)定使用阿拉伯?dāng)?shù)碼，第一個(gè)附件沒有緊隨“附件”依次排列而是另起一行);多個(gè)附件或附件標(biāo)題有折行時(shí)(常見錯(cuò)誤是附件標(biāo)題折行后頂格或與“附件”、“順序號(hào)”對(duì)齊)正確標(biāo)識(shí)方法是：

　　附件：1.XXXXXXXXXXXXXXXXXX

　　2.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

　　XXXXXXXXXXXXXXXXXX
 

　　(十四)落款(發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期)和印章使用要注意。前面已說到，這次新標(biāo)準(zhǔn)將黨委系統(tǒng)和政府系統(tǒng)做法進(jìn)行了統(tǒng)一。這里有五個(gè)注意事項(xiàng)：

　　一是發(fā)文機(jī)關(guān)署名。今后所有公文都必須加上發(fā)文機(jī)關(guān)署名，這是一個(gè)新的變化和要求，必須引起注意。

　　二是成文日期。今后所有公文的成文日期由漢字標(biāo)注改為用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，這也是一個(gè)新的變化和要求，必須引起注意。成文日期，注意不能按擬稿日期標(biāo)注，會(huì)議通過的決定、決議等以會(huì)議通過日期為準(zhǔn);領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的，以簽發(fā)日期為準(zhǔn);聯(lián)合行文，以很后簽發(fā)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn);法規(guī)性文件以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)或者在正文很后專門規(guī)定具體生效和開始執(zhí)行的日期;特殊情況署印發(fā)日期，如電報(bào)。

　　三是編排位置。分兩種情況：加蓋印章的公文，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文(或附件說明)一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對(duì)應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，很后一個(gè)印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文(或附件說明)一行之內(nèi)(注：聯(lián)合上報(bào)的公文可以由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章，聯(lián)合下發(fā)的公文發(fā)文機(jī)關(guān)都要加蓋印章)。不加蓋印章的公文，一般情況下，電報(bào)可以不加蓋印章、黨的機(jī)關(guān)有特定發(fā)文標(biāo)志的普發(fā)性公文可以不加蓋印章(實(shí)際中我們幾乎用不到，了解一下即可)。單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，在正文(或附件說明)下空一行右空二字編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機(jī)關(guān)署名首字右移二字，如成文日期長(zhǎng)于發(fā)文機(jī)關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)使成文日期右空二字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機(jī)關(guān)署名右空字?jǐn)?shù)。聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機(jī)關(guān)署名，其余發(fā)文機(jī)關(guān)署名依次向下編排。

　　四是聯(lián)合行文印章。為防止出現(xiàn)空白印章，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(可用簡(jiǎn)稱)按加蓋印章順序排列在相應(yīng)位置，并使印章加蓋或套印在其上，主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排很多排3個(gè)印章，兩端不得超出版心，很后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布，印章之間互不相交或相切，在很后一排印章之下右空2字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文(或附件說明)一行之內(nèi)。

　　五是“此頁(yè)無正文”的錯(cuò)誤。機(jī)關(guān)署名、成文日期和加蓋印章與正文必須同處一面，當(dāng)公文排版后所�？瞻滋幉荒苋菹聲r(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距、刪除空行或增加、減少公文內(nèi)容的方法，務(wù)必使機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無正文”的方法解決。
 

　　(十五)“附注”常見錯(cuò)誤。附注一般是對(duì)公文的發(fā)文范圍，聯(lián)系方式，使用時(shí)需注意的事項(xiàng)加以說明，如上行文的“聯(lián)系人”、“聯(lián)系電話”，下行文的“此件發(fā)至縣級(jí)”，“此件公開發(fā)表”等等。常見錯(cuò)誤，一是標(biāo)注位置不正確。常見錯(cuò)誤是沒有按規(guī)定在成文日期下1行居左空2字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)。二是上行文沒有附注。按規(guī)定，請(qǐng)示、報(bào)告、意見、函等上行文應(yīng)附注“聯(lián)系人”、“聯(lián)系電話”，常見到有些單位給省體育局的上行文(特別是請(qǐng)示件)沒有附注聯(lián)系人，這是不正確的，也不便于及時(shí)溝通相關(guān)事項(xiàng)。三是附注應(yīng)用范圍不清楚。附注不是對(duì)公文內(nèi)容作出解釋或注釋，不能把公文中需要解釋的事項(xiàng)用附注來表示。
 

　　(十六)“附件”常見錯(cuò)誤。公文附件是正文，這一點(diǎn)很多同志認(rèn)識(shí)不到，往往不夠重視，如果應(yīng)有附件而沒有附件或使用不當(dāng)，就會(huì)影響工作。常見錯(cuò)誤：

　　一是應(yīng)有未有。以下五種情況應(yīng)當(dāng)有附件：正件是貫徹落實(shí)局領(lǐng)導(dǎo)批示精神的，要附上領(lǐng)導(dǎo)批示簽的復(fù)印件(必要時(shí)附原件);正件內(nèi)容涉及到有關(guān)政策或需提供局領(lǐng)導(dǎo)參照的，要附上附件(會(huì)簽件要附上會(huì)簽意見件)，以便局領(lǐng)導(dǎo)做出決策;正件是邀請(qǐng)局領(lǐng)導(dǎo)出席會(huì)議或活動(dòng)的，應(yīng)當(dāng)附上日程安排，需領(lǐng)導(dǎo)講話的還要附上代擬稿;正件是需要以省體育局名義給省政府或國(guó)家體育總局行文的，要附上代擬稿;當(dāng)正文內(nèi)容較長(zhǎng)、且相對(duì)完整時(shí)可作附件處理，如工作總結(jié)等。

　　二是“附件”與正件混淆。比如，印發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)講話、規(guī)章和文件時(shí)，將講話、規(guī)章和文件視為附件處理，是錯(cuò)誤的(根據(jù)規(guī)定，印發(fā)(轉(zhuǎn)發(fā))講話、規(guī)章和文件時(shí)，如已在標(biāo)題中明確印發(fā)(轉(zhuǎn)發(fā))內(nèi)容的，所印發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)的講話、規(guī)章和文件應(yīng)作為正件;而文件標(biāo)題未明確轉(zhuǎn)(印)發(fā)內(nèi)容，且需對(duì)正件作補(bǔ)充說明的其他材料，應(yīng)以附件形式處理)。

　　三是標(biāo)注位置和字體不正確。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件” 字樣，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào),如“附件1”,“附件2”,“附件3”等。注意字體用3號(hào)黑體，后不加“：”。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行(也就是說“附件”與“標(biāo)題”之間要空一行)。特別是要注意“附件”是正文的一部分不能放在“版記”之后。
 

　　(十七)“抄送機(jī)關(guān)”常見錯(cuò)誤。抄送機(jī)關(guān)是指主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)。常見錯(cuò)誤：

　　一是沒有使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。

　　二是標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用錯(cuò)，沒有按照“同一性質(zhì)、層級(jí)的抄送機(jī)關(guān)用頓號(hào)隔開，不同性質(zhì)、層次的抄送機(jī)關(guān)間用逗號(hào)隔開，在很后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)”的規(guī)定使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，特別是在“很后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)”方面常出錯(cuò)。

　　三是字體字號(hào)用錯(cuò)。一般用4號(hào)仿宋體字，左右各空一行編排。注意：不是3號(hào)仿宋體字，不是頂格也不是空兩字，這方面特別容易用錯(cuò)。四是使用“抄報(bào)”等字樣，公文處理辦法中沒有“抄報(bào)”、“報(bào)送”，無論是上級(jí)機(jī)關(guān)還是下級(jí)、平級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)一律使用“抄送”。

　　(十八)“印發(fā)機(jī)關(guān)”和“印發(fā)日期”常見問題。

　　一是字體問題。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用4號(hào)仿宋體字，常見錯(cuò)誤是用成3號(hào)字體。

　　二是編排位置問題。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期編排在末條分隔線之上，“印發(fā)機(jī)關(guān)”左空一字，“印發(fā)機(jī)關(guān)”右空一字。

　　三是“(×年×月×日印)”與“(×年×月×日印發(fā))”問題。省政府辦公廳的做法一直是使用“(×年×月×日印)”，主要考慮上行文用“印發(fā)”不合適，為體現(xiàn)一致性，省體育局原來也要求使用“(×年×月×日印)”。這次新的要求是使用“(×年×月×日印發(fā))”。

　　四是印制份數(shù)問題。新的格式對(duì)此未做明確規(guī)定。

　　(十九)制作復(fù)合體公文常見錯(cuò)誤。印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)公文也稱復(fù)合體公文。擬制此類公文常不些地方不清楚，要注意：

　　一是“印發(fā)”、“轉(zhuǎn)發(fā)”、“批轉(zhuǎn)”不要混淆。特別是一些單位經(jīng)常把“轉(zhuǎn)發(fā)”與“印發(fā)”用錯(cuò)。“印發(fā)”的原文制作和來文渠道是本機(jī)關(guān);“轉(zhuǎn)發(fā)”的原文制作和來文渠道是上級(jí)機(jī)關(guān)、不相隸屬機(jī)關(guān)和下級(jí)有自主行文權(quán)的機(jī)關(guān);“批轉(zhuǎn)”的原文制作和來文渠道是下屬職能部門。

　　二是不要將印轉(zhuǎn)文件當(dāng)附件處置。在格式上表現(xiàn)為以“附件”的方式標(biāo)識(shí)附件名稱，將被印轉(zhuǎn)的文件置于版記之后。制作此類公文的原則是：印發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)講話、規(guī)章和文件，如已在文件標(biāo)題中明確的，所印發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)的講話、規(guī)章和文件應(yīng)作為正文，如“關(guān)于印發(fā)某某同志在全省體育工作會(huì)議上講話的通知”、 “關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)《黨政機(jī)關(guān)公文格式》的通知”，某某同志的講話、《黨政機(jī)關(guān)公文格式》就是正文，不能以“附件”的形式出現(xiàn)，這時(shí)處于復(fù)合體公文前面的“通知”作用和地位類似于“按語”或“編者按”。

　　三是結(jié)構(gòu)上不要出現(xiàn)雙重格式。不要出現(xiàn)被印轉(zhuǎn)文件和與其前面的“通知”或其他文種本身出現(xiàn)兩套格式，各有各的成文日期，各有各的印章，各有各的版頭、版記等。此時(shí)要進(jìn)行必要的技術(shù)處理，具體辦法是：去掉被轉(zhuǎn)發(fā)文件的版頭、版記，將其發(fā)文字號(hào)移至被轉(zhuǎn)發(fā)文件標(biāo)題的右下側(cè);去掉被轉(zhuǎn)發(fā)文件的主送機(jī)關(guān);將被轉(zhuǎn)發(fā)文件的發(fā)文機(jī)關(guān)移到其標(biāo)題之下(或以括號(hào)標(biāo)注)，若其已在復(fù)合公文標(biāo)題或“轉(zhuǎn)發(fā)語”里出現(xiàn)，則可省略;去掉被轉(zhuǎn)發(fā)文件的印章;去掉被轉(zhuǎn)發(fā)文件的成文日期或移至其標(biāo)題之下(或以括號(hào)標(biāo)注)。

　　四是轉(zhuǎn)發(fā)類公文標(biāo)題冗長(zhǎng)、成分多余問題。實(shí)際工作中，經(jīng)常遇到逐級(jí)層層轉(zhuǎn)發(fā)公文的情況，如果按照標(biāo)題制作的一般原則擬題，標(biāo)題構(gòu)成一般是：發(fā)文機(jī)關(guān)+“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)”+被轉(zhuǎn)發(fā)文件的發(fā)文機(jī)關(guān)+被轉(zhuǎn)發(fā)文件名稱(或其主要內(nèi)容)+文種，但這樣往往造成兩種情況，一個(gè)是標(biāo)題冗長(zhǎng)繁瑣，二個(gè)是成分多余，一個(gè)標(biāo)題中多次出現(xiàn)“關(guān)于”“轉(zhuǎn)發(fā)”、“通知”，就會(huì)出現(xiàn)類似“某某中心(市體育局)關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)《河北省體育局轉(zhuǎn)發(fā)〈國(guó)家體育總局關(guān)于某某問題的通知〉的通知》的通知” 這類的標(biāo)題。擬制此類標(biāo)題時(shí)一定要掌握一個(gè)原則，即無論層次多么繁雜，無論轉(zhuǎn)發(fā)多少通知，標(biāo)題中只能出現(xiàn)1次“關(guān)于”，很多只能出現(xiàn)兩個(gè)“通知”。

　　解決辦法主要有四：

　�、僦苯愚D(zhuǎn)發(fā)第一個(gè)發(fā)文機(jī)關(guān)的通知(省略法)。如標(biāo)題“某某市體育局轉(zhuǎn)發(fā)《省體育局轉(zhuǎn)發(fā)〈國(guó)家體育總局關(guān)于某某問題的通知〉的通知》”，可以將其改寫為“某某市體育局轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)家體育總局關(guān)于某某問題的通知”( 注：凡是批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的公文，如果被轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)或印發(fā)的文件標(biāo)題中有“關(guān)于”二字，那么標(biāo)題中的第一個(gè)“關(guān)于”，即本級(jí)機(jī)關(guān)后的“關(guān)于”應(yīng)該刪掉，標(biāo)題中只保留被轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)或印發(fā)文件的“關(guān)于”，同時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)標(biāo)題的文種“通知”也要省略);

　�、诔槿”晦D(zhuǎn)發(fā)文件的核心自擬標(biāo)題(概括法)。如“某某市體育局轉(zhuǎn)發(fā)河北省體育局轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)家體育總局關(guān)于進(jìn)一步做好群眾體育工作的通知”，可改寫為“某某市體育局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)進(jìn)一步做好群眾體育工作的通知”。

　　③在標(biāo)題中只出現(xiàn)上一級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)通知的文號(hào)(替代法)。如“某某省委關(guān)于貫徹落實(shí)中發(fā)〔1989〕12號(hào)文件精神的通知”、“某某市人民政府辦公室關(guān)于貫徹省發(fā)〔2005〕23號(hào)文件精神進(jìn)一步做好城鎮(zhèn)退役士兵安置工作的通知”(采用替代法時(shí)，很好不要只寫文號(hào)，要盡量在標(biāo)題中標(biāo)明事由主旨，讓人一目了然，也便于查詢)。

　　④直接轉(zhuǎn)發(fā)原文件(直轉(zhuǎn)法)。轉(zhuǎn)發(fā)的是法規(guī)、規(guī)章如層次太多可直接轉(zhuǎn)發(fā)，如標(biāo)題“某某市體育局轉(zhuǎn)發(fā)省體育局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)《全民健身?xiàng)l例》的通知”，可以將其改寫為“某某市體育局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)《全民健身?xiàng)l例》的通知”。
 

　　以上，結(jié)合工作實(shí)踐，就《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》和《黨政機(jī)關(guān)公文格式》進(jìn)行了簡(jiǎn)要梳理和解讀，就實(shí)際操作中易忽略或常見問題進(jìn)行了剖析，與大家交流，以期對(duì)規(guī)范省體育局系統(tǒng)公文擬制工作能有所幫助。不妥、不對(duì)之處，謹(jǐn)請(qǐng)諒解并歡迎指正。

　　衷心感謝大家對(duì)我一直以來特別是在辦公室工作期間的大力支持，工作中不到之處也敬請(qǐng)包容。謝謝!