一、公文處理及其基本任務(wù)

　　公文處理就是對(duì)公文的創(chuàng)造、處(理)置和管理。其基本任務(wù)是及時(shí)、準(zhǔn)確、有效地創(chuàng)制、傳遞、辦理、管理、處置公文。

　　二、公文處理活動(dòng)的地位

　　公文處理是公務(wù)活動(dòng)的組成部分，在公務(wù)活動(dòng)中占有重要地位。表現(xiàn)為：公文處理是機(jī)關(guān)實(shí)現(xiàn)管理職能的必要條件;公文處理是國(guó)家檔案事業(yè)的基礎(chǔ)。

　　三、公文處理的基本原則

　　公文處理是一項(xiàng)有著特定功用、特定方法程序、特定內(nèi)容與形式的活動(dòng)，為保證這項(xiàng)活動(dòng)有序有效，必須順應(yīng)其內(nèi)在的特殊規(guī)律，遵循下列原則：法制原則;實(shí)事求是原則;全面質(zhì)量原則;時(shí)效原則;集中統(tǒng)一原則;黨政分工原則;保密原則;簡(jiǎn)化原則。

　　第二節(jié) 收文處理程序與方法

　　一、收文處理的一般過(guò)程

　　收文處理是指對(duì)來(lái)自本機(jī)關(guān)外部的公文所實(shí)施的處置與管理活動(dòng)。

　　收文處理的一般程序?yàn)椋汗�文簽收、公文登記、審核、分辦、公文摘編、擬辦、批辦、承辦、注辦、組織傳閱、催辦。上述環(huán)節(jié)完成后，進(jìn)入辦畢公文的處置階段。

　　上述環(huán)節(jié)，也可按辦理與管理兩個(gè)基本性質(zhì)，分為收支辦理與收文管理兩大類活動(dòng)。前者包括：擬辦、批辦、承辦、注辦;后者包括：簽收、登記、審核、分辦、公文摘編、組織傳閱、催辦。

　　二、收文辦理活動(dòng)的方法要點(diǎn)

　　1.擬辦

　　由部門負(fù)責(zé)人或有關(guān)人員對(duì)公文進(jìn)行閱讀分析，提出建議性的處置意見(jiàn)，供有關(guān)(部門)領(lǐng)導(dǎo)者審核定奪。擬辦實(shí)為一項(xiàng)輔助決策活動(dòng)，目的在于為決策活動(dòng)提供可選擇的方案。并非所有公文都需經(jīng)過(guò)擬辦。

　　如何做好擬辦工作：

　　(1)認(rèn)真研讀公文，真正弄清對(duì)方的意圖、問(wèn)題的性質(zhì)與實(shí)際狀況;

　　(2)意見(jiàn)要簡(jiǎn)明、具體、得體，擬辦意見(jiàn)是一種請(qǐng)示或建議，語(yǔ)氣應(yīng)與該性質(zhì)保持一致;

　　(3)同時(shí)提出兩個(gè)以上方案時(shí)，應(yīng)將傾向性意見(jiàn)放在前面;

　　(4)意見(jiàn)應(yīng)工整、清晰地寫(xiě)在《文件處理單》相應(yīng)的欄目中，并簽注擬辦人姓名與日期;

　　(5)當(dāng)公文所涉及的問(wèn)題較易處理，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)采納方案有把握時(shí)也可直接草擬復(fù)文稿供審核定奪，以加速辦理過(guò)程。

　　2.承辦

　　承辦公文應(yīng)注意：(1)熟悉有關(guān)法律、法規(guī)、方針政策和上級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)公文，熟悉與公文內(nèi)容有關(guān)的業(yè)務(wù)，明確領(lǐng)導(dǎo)者的意圖;(2)深人實(shí)際，調(diào)查研究;(3) 加強(qiáng)協(xié)商，努力協(xié)調(diào)各方關(guān)系;(4)有效運(yùn)用各種承辦方式;(5)分清主次，分別緩急;(6)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)積極參與承辦工作;(7)注意對(duì)承辦結(jié)果的檢查與監(jiān)督。

　　3.注辦

　　由承辦人隨手簽注公文承辦情況，以備忘待查。

　　三、收文管理活動(dòng)的方法要點(diǎn)

　　1.公文簽收

　　指經(jīng)履行規(guī)定的確認(rèn)、清點(diǎn)、核對(duì)、檢查、簽注手續(xù)后，從各種渠道收取公文。

　　2.公文登記

　　登記形式主要有簿式、卡片式、聯(lián)單式三種。

　　3.審核

　　收到下級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)的需要辦理的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。審核重點(diǎn)：是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理;是否符合行文規(guī)則;內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定;涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽;文種使用、公文格式是否規(guī)范。

　　4.分辦

　　根據(jù)公文重要程度、各部門職責(zé)分工及有關(guān)制度將公文分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，有關(guān)部門閱知辦理。分辦的實(shí)質(zhì)是為公文確定運(yùn)轉(zhuǎn)方向，它是一項(xiàng)事關(guān)公文能否準(zhǔn)確、迅速、有效地得到實(shí)質(zhì)性辦理的重要工作。

　　5.公文摘編

　　指對(duì)重要公文在投人辦理前所做的加工，包括編寫(xiě)文摘或提要，編寫(xiě)綜述，匯集有關(guān)數(shù)據(jù)資料等。目的在于為公文辦理提供便利，節(jié)省辦理時(shí)間。

　　6.傳閱的組織

　　指獨(dú)份或份數(shù)很少的公文需經(jīng)多部門或多人閱知處理時(shí)，使公文在他們中間得到有效傳遞和閱讀的活動(dòng)。傳閱應(yīng)注意：(1)選擇合理的傳閱路線形式，樹(shù)型、輪型、星型中較適于公文傳閱的是樹(shù)型;(2)正確排序，靈活調(diào)整;(3)適當(dāng)分流;(4)利用并發(fā)展多種傳閱方式;(5)建立嚴(yán)格而簡(jiǎn)便易行的傳閱登記手續(xù); (6)及時(shí)檢查閱讀情況與結(jié)果。

　　7.催辦

　　指根據(jù)承辦時(shí)限和要求對(duì)公文承辦過(guò)程所實(shí)施的催促和檢查活動(dòng)。分內(nèi)催辦和外催辦兩種形式。催辦時(shí)應(yīng)注意：(1)正確劃定催辦范圍，保證重點(diǎn);(2)有高度的時(shí)間效益觀念;(3)因地制宜采用多種催辦方式;(4)強(qiáng)化其嚴(yán)肅性與權(quán)威性。