公文格式內(nèi)容包括：公文組成部分(要素)的排列順序和標(biāo)識(shí)規(guī)則、紙張規(guī)格尺寸、印刷要求等。 (現(xiàn)行公文通用格式見(jiàn)下頁(yè)圖示。)

　　一、公文各組成部分(要素)及其標(biāo)識(shí)規(guī)則

　　(一)眉首(文頭部分)

　　包括公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等要素(組成部分)。位于公文首頁(yè)上端。這部分用一條與版心等寬的通欄紅一色細(xì)實(shí)橫線與主體部分隔開(kāi)，以使文面美觀、醒目。黨的機(jī)關(guān)的文件，其間隔橫線正中常有一顆實(shí)體五角紅星。

　　1.份數(shù)序號(hào)《條例》作“份號(hào)”。黨的機(jī)關(guān)的秘密文件、行政機(jī)關(guān)的機(jī)密和絕密文件均應(yīng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。份數(shù)序號(hào)一般用兩位阿拉伯?dāng)?shù)碼，置于版心左上角頂格第一行。

　　2.秘密等級(jí)和保密期限秘密等級(jí)即“密級(jí)”，公文的涉密程度標(biāo)志。分別用“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”表示。公文標(biāo)識(shí)密級(jí)，其作用是表明文件涉及國(guó)家秘密的程度與保密要求，喚起受文者警覺(jué)，提示其分別采取不同的措施，維護(hù)國(guó)家安全和利益。

　　公文如需標(biāo)識(shí)密級(jí)，頂格標(biāo)識(shí)在版心(文頭)左上角(《公文格式》規(guī)定標(biāo)識(shí)在右角，而右上角要用于蓋收文章和立卷時(shí)寫(xiě)頁(yè)碼號(hào)。因此不便再標(biāo)識(shí)密級(jí)等)份號(hào)之下一行位置，兩字之間空 1 字。如需同時(shí)標(biāo)識(shí)保密期限的，在密級(jí)之后標(biāo)識(shí)“★”號(hào)，然后標(biāo)識(shí)保密期限。

　　3.緊急程度《條例》中作“緩急時(shí)限”，表明對(duì)公文送達(dá)和辦理的時(shí)間要求的標(biāo)志。分別用 “特急”、“急件”表示;黨的機(jī)關(guān)公文用“特急”、“加急”表示。其作用是維護(hù)公文時(shí)效，避免延誤。若是緊急電報(bào)，則標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”或“平急”。

　　緊急程度標(biāo)注在版心(文頭)左上角密級(jí)下面一行，單獨(dú)使用則標(biāo)注在版心(文頭)左上角第一行位置。

　　4.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)俗稱(chēng)“公文名稱(chēng)”，即《條例》所指版頭。一般由發(fā)文機(jī)關(guān)(單位)全稱(chēng)或規(guī)范簡(jiǎn)稱(chēng)加“文件”組成(俗稱(chēng)大版頭)，居中排一行。確有必要，也可在發(fā)文機(jī)關(guān)(單位)名稱(chēng)后面加一個(gè)圓括號(hào)()，括號(hào)內(nèi)標(biāo)標(biāo)注發(fā)文的文種(俗稱(chēng)中版頭);或者只列發(fā)文機(jī)關(guān)(單位)名稱(chēng)(俗稱(chēng)小版頭)。

　　政府機(jī)關(guān)公文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)通常有兩種形式：一是《XXX 人民政府文件》，俗稱(chēng)為“文件版頭”。二是《XXX人民政府》，俗稱(chēng)為“函件版頭”。企事業(yè)單位可比照使用。

　　聯(lián)合行文并列兒個(gè)發(fā)文機(jī)關(guān)(單位)，但應(yīng)將主辦機(jī)關(guān)(單位)排列在前。黨政聯(lián)合行文，一 般使用黨委機(jī)關(guān)的公文名稱(chēng)。如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)(單位)過(guò)多，必須保證公文首頁(yè)顯示正文。

　　在民族自治地方，公文名稱(chēng)可并用自治民族文字和漢字，將自治民族文字排列在前。

　　政府機(jī)關(guān)的上行文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣之上，要留出 55 毫米的空白作“領(lǐng)導(dǎo)批示域” ，供上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示文件用。

　　5.發(fā)文字號(hào)發(fā)出文件的代號(hào)，由發(fā)文機(jī)關(guān)(單位)代字、年份、序號(hào)構(gòu)成。其作用在于為檢索和引用公文提供專(zhuān)指性較強(qiáng)的代號(hào)，為管理和統(tǒng)計(jì)公文提供依據(jù)。一件公文只有一個(gè)發(fā)文字號(hào)，幾個(gè)機(jī)關(guān)(單位)聯(lián)合發(fā)文，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)(單位)發(fā)文字號(hào)。

　　機(jī)關(guān)(單位)代字(以下簡(jiǎn)稱(chēng)機(jī)關(guān)代字)要簡(jiǎn)潔，一般在兩、三個(gè)字以?xún)?nèi);專(zhuān)指性要強(qiáng)，在一個(gè)市、縣范圍內(nèi)不能有重復(fù)的機(jī)關(guān)代字;不能將機(jī)關(guān)代字分列在年份兩邊。

　　年份(《條例》作“發(fā)文年度”)用阿拉伯?dāng)?shù)字寫(xiě)全，如寫(xiě)為“1999 ", " 2006 "之類(lèi)。年份置于六角括號(hào)〔〕中，不能再標(biāo)示為方括號(hào)[]和圓括號(hào)()。年份位于機(jī)關(guān)代字與序號(hào)之間。

　　序號(hào)(發(fā)文順序號(hào))每年從 1 號(hào)開(kāi)始，按先后順序編到當(dāng)年最后一份文件為止。序號(hào)不編虛位，不用“0”占空位，(即1 不編為 001)，序號(hào)前也不寫(xiě)“第”，以顯簡(jiǎn)明。

　　不同類(lèi)型的行文，發(fā)文字號(hào)的位置是不同的。平行文、下行文發(fā)文字號(hào)位于公文名稱(chēng)下面居中排一行。上行文發(fā)文字號(hào)居左空 1 字。發(fā)文字號(hào)之下 4 毫米處印一條與版心等寬的紅色反線(稍粗的線)。 (發(fā)文字號(hào)只要不貼反線即可。)函件式公文的發(fā)文字號(hào)位于武文線下 1行版心右邊緣頂格標(biāo)識(shí)。

　　6.簽發(fā)人指代表機(jī)關(guān)核準(zhǔn)并簽發(fā)公文的領(lǐng)導(dǎo)人。上報(bào)黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的公文，要由本機(jī)關(guān)(單位)的主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)，并在公文上注明簽發(fā)人。簽發(fā)人位于發(fā)文字號(hào)同一行右側(cè)，居右空 1字。如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第 1 行，其他簽發(fā)人姓名從第 2 行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為 4 毫米。